コスト削減が叫ばれるこの時代、あらゆるIT企業は最小限の支出で利益を最大化しようと全力を尽くしています。プロジェクトが完了に近づくと、企業はキャッシュフローの問題に直面することがよくあります。しかし、少しの努力でコスト削減の方法を見つけることは可能です。

以下に、中小企業にとって非常に便利な5つの無料アプリケーションスイートをご紹介します。これらのスイートについて詳しく知っていただければ、他の「無料」サービスのように家庭ユーザー向けではないことがお分かりいただけるでしょう。これらの5つのアプリケーションを使用して構築されたサービスは制限が少なく、サービス停止のリスクを大幅に軽減します。

1. Google Apps for Business（エンタープライズ アプリケーション スイート）

Googleのエンタープライズスイートは、ITコストを削減し、既存の従業員の生産性を向上させます。例としては、Gmail、Googleドキュメント、Googleコラボレーションなどが挙げられます。プレミアムバージョンへのアップグレードは、ユーザー1人あたり年間わずか50ドルです。

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従業員数が50人未満の企業であれば、Google Apps for Business（旧称Google Domains Apps）が最適です。このサービスは、ビジネスドメインを使用した無料のメール保護を提供します（企業ドメインのメールアドレスをお持ちでない場合は、Googleに10ドルをお支払いいただくことで取得できます）。また、プライベートなGoogleドキュメントシステムをGoogleカレンダーシステムに接続することも可能です。

使用感はGmailと非常に似ています。違いは、会社のメールアドレスはGmailのドメインではなく、「@」記号の後に会社のドメイン名が使用されることです（例えば、会社のメールアドレスは通常[email protected]ですが、Gmailは[email protected]です）。さらに、会社のメールアドレス帳全体が個人のアドレス帳に自動的に共有されるという優れた機能もあります。

これらはすべてGoogleサーバーによって処理されるため、独自のメールサーバーを設定する必要はありません。設定やメンテナンスは一切不要で、Googleは99.9%の稼働率を保証しています。つまり、Googleがすべてのメールサービスを管理してくれるのです。さらに、Gmailには優れたスパムリサイクルシステムが搭載されているため、従業員がスパムメールに悩まされることはありません。

これらの無料版には、いくつかの使用制限があります。例えば、従業員数が50人未満の企業のみが利用可能で、1アカウントあたり1日500件のメールしか送信できません。これらの制限はほとんどの人にとっては問題になりませんが、熱心な営業担当者にとっては500件という制限は緩すぎると感じるかもしれません。また、25MBを超える添付ファイルは送信できないため、画像や動画を頻繁に扱うメディアプロフェッショナルにとっては不便かもしれません。

年間50ドルをお支払いいただければ、メールサービスがプレミアム版にアップグレードされ、無制限のユーザー数となり、他のホスティングプロバイダーが提供するサービスもご利用いただけるようになります。この価値は計り知れませんよね？

Dreamhost などの一部のサービス プロバイダでは、Google Play に登録されたドメインに対してワンクリック構成サービスを提供できます。#p#

2. Dropbox – 無料クラウドストレージ

Dropboxは、クラウドストレージ技術を活用したファイル同期およびバックアップツールです。Dropboxクライアントをインストールすると、ハードドライブに新しくDropboxフォルダが作成されます。このフォルダに保存されているファイルはすべて、Dropboxのクラウドストレージシステムに転送できます。

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Dropboxの大きなメリットの一つは、同じ登録情報を使って、他のパソコンでDropboxフォルダ内のファイルを共有できることです。Dropboxは非常に便利な無料のオンラインファイル同期ツールです（もちろん、サービスでもあります）。パソコンAでDropboxを使用すると、指定フォルダ内のファイルへの変更はすべてDropboxのサーバーに自動的に「同期」されます。次にパソコンBで同じファイルを使用する必要があるときは、アカウントにログインするだけで、同期されたファイルがすべてパソコンBに自動的にダウンロードされます。同様に、パソコンBでファイルに変更を加えると、パソコンAにも反映されます。これらはすべて完全に自動化されているため、ファイルは常に最新の状態です。同様に、パソコンC、D、Eなどでも同じ操作を行うことができ、モバイルデバイスからDropboxフォルダ内のファイルにアクセスすることも可能です。ウェブサイトAPIがあれば、ファイルへのアクセスも提供できます。

紛失したコンピュータからファイルを復元できる機能は、Dropboxの経済効率性を証明しています。紛失したネットブックから情報を取得する最も簡単な方法は、Dropboxアプリをインストールすることです。コンピュータを紛失した後、別のコンピュータでDropboxアカウントにログインすれば、失われたファイルにアクセスできます。

Dropboxは、各ユーザーに2GBの無料ストレージを提供しており、数百のオフィスファイルを保存できる十分な容量です。ビジネスユーザーとして登録する際の自由度に制限はありません。メールアドレスからDropboxクライアントソフトウェアをダウンロードしてインストールするだけで、すぐにご利用いただけます。

Dropboxは安全なのかと疑問に思う方もいるかもしれません。答えは「はい」です。クラウドデータの転送にはSSL接続が使用され、すべてのデータはAES-256暗号化方式で暗号化されます。たとえ誰かがクラウド上のデータを不正に入手したとしても、意味不明な文字列しか取得できません。

月額10ドルで少なくとも50GBのストレージが利用可能で、20ドルで100GBのストレージが利用可能です。これは大きな金額ではありませんが、組織の規模が大きくなるにつれてコストが増加する可能性があります。

同僚のリック・ブロイダは、SugarSyncという似たような新しいサービスを提供しています。こちらは50GBの無料ストレージを提供しており、Dropboxより3GB多いです。しかし、どちらを選ぶかは最終的には個人の好み次第です。#p#

3. マイクロソフト セキュリティ エッセンシャル

Microsoft Security Essentialsは、正規のWindows PCでご利用いただける無料のMicrosoftセキュリティソフトウェアで、ウイルスやマルウェアからお客様を保護します。料金はかかりませんが、エンタープライズ版はこれまで一般公開されていませんでした。AVGなどの多くの無料アンチウイルスソフトウェアは、通常、無料の個人向け版のみを提供しています。

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しかし、マイクロソフトは最近、アンチウイルスソフトウェア「Security Essentials」を中小企業にも提供すると発表しました（以前は個人ユーザーのみ対象でした）。残念ながら、このオプションのライセンス契約では、最低10台のコンピューターを保有する中小企業のみが利用可能です。しかし、サポートが全くないよりはましです。サポートがなければ、さらに10台のコンピューター分のアンチウイルスライセンスを購入しなければなりません。大企業向けには、マイクロソフトはより高度な製品を提供していますが、それぞれに異なるライセンス契約があり、料金もかかります。

Microsoftの新しいSecurity Essentialsは、パフォーマンスが向上しているようです。ウイルス検出機能は向上していますが、ウイルススキャン機能と比較する機能は競合製品と比べるとやや劣っているようです。しかし、無料で利用できることを考えると、中小企業にとっては試してみる価値があると思います。現在、Security EssentialsはXPおよびそれ以降のすべてのバージョンのWindowsで利用可能です。#p#

4. リナックス

ご心配なく。Linuxデスクトップへの切り替えを勧めているわけではありません。純粋に経済的な観点から言えば、中小企業ではLinuxデスクトップへの切り替えに賛同してもらえないことがほとんどです。Windowsライセンスを購入する以外に選択肢がない企業は、新しいコンピュータを購入することを選択することが多いからです。

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代わりに、ファイルサーバープラットフォームとしてLinuxを使用することをお勧めします。これにより、高額なWindows Serverライセンスを購入する必要がなくなります。Ubuntuのような人気のLinuxオペレーティングシステムを使用すれば、クライアントコンピューターに無制限に無料でインストールできます。

Ubuntu の主な利点は、主流の Linux オペレーティング システムであるため、Ubuntu または他の主流の Linux オペレーティング システムをサーバー プラットフォームとして使用すると、日常の使用中に発生するあらゆる問題についてオープン ソース コミュニティからサポートを受けられることは間違いありません。

技術的な観点から見ると、UbuntuのSambaサービスはWindowsのようなファイルとプリンタの共有設定を効果的に構築します。AppleとWindowsの両方のコンピューターから接続できるため、ユーザーはWindowsサーバーに接続していないかのように感じられます。

カジュアルゲーム用に古いパソコンをお持ちなら、Ubuntuのサーバー版をダウンロードして試してみるのも良いかもしれません。すぐにUnix 101コースを復習しようと思うかもしれませんが、Ubuntuサーバーのインストールと起動に関するオンラインドキュメントが豊富にあります。Linuxはユーザーベースが大きく、サーバー技術も成熟しているので、参考資料が豊富に揃っています。#p#

5. Go-OO オフィススイート

ここ数年、世間知らずでなければ、OpenOffice.org の名前はきっと耳にしたことがあるでしょう。OpenOffice はオープンソースのオフィススイートです。アップデートを重ねるごとに機能も充実しており、まだ OpenOffice を使ったことがない方はぜひ使ってみてください。試してみる価値は十分にあります。OpenOffice といえば、多くの人が Go-OO オフィススイートを思い浮かべるでしょう。そうです、私たちが中小企業におすすめするアプリケーションはまさにこれです。

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Sunの買収者であるOracleがOpenOfficeの買収に目を付けたことで、OpenOffice.orgの世界は現在、慌ただしい時期を迎えていることは周知の事実です。これは間違いなくOpenOfficeにとって衝撃的な出来事です。OpenOfficeのこうした厄介な問題を回避したいなら、Go-OOオフィススイートを試してみるのも良いでしょう。

Go-ooはOpenOffice.orgをベースにしていますが、起動が速く、いくつかの追加機能が含まれています。Go-ooはOpenOffice.orgを最適化・強化したバージョンのようです。オフィススイートを使用する必要がある人にとって、Go-ooは良い選択肢です。OpenOffice.orgからの有益な調整に基づいて、Go-ooはパフォーマンスも向上し、Microsoftの最新のXMLファイル形式（DOCX、XLSX、PPTXファイル拡張子など）のサポートも追加されました。これらはすべて、Microsoftが最近リリースしたデフォルトのファイル形式です。

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